Een checklist met 3 dingen die niet mogen ontbreken op een event

Heb jij de taak gekregen binnenkort een commercieel evenement te organiseren? Dan zijn er een aantal dingen die je beslist niet mag vergeten. Onderstaande zaken lijken misschien voor de hand liggend, maar wij denken dat je zeker iets hebt aan deze tips. Heb jij al nagedacht hoe je vorm gaat geven aan de garderobe, maaltijden en het commerciële gedeelte van jullie event? Lees snel verder voor een naadloze organisatie van deze onmisbare onderdelen op een evenement.

1. Een nette garderobe met ontvangstbalie

Hoewel de meeste organisatoren beginnen met de organisatie van maaltijden voor het publiek, start jij met het regelen van een overzichtelijke garderobe waar gasten hun spullen veilig kunnen opbergen. Dit is echt een basisbehoefte op ieder commercieel event en, geloof het of niet, een onderdeel dat nog weleens verwaarloosd wordt. Jij wilt toch niet dat gasten hun jassen en tassen moeten achterlaten op een onbewaakte kapstok? Zorg ervoor dat je garderobe netjes oogt en dat gasten hun spullen kunnen inleveren bij een medewerker. Is er al een garderobe in de ruimte die jullie huren? Ook dan is het aan te raden om te zorgen voor een ontvangstbalie waar labels uitgegeven kunnen worden.

2. Het efficiënt uitserveren van eten

Zoals hiervoor al genoemd is het eerste waar bij de organisatie van een evenement aan wordt gedacht vaak het eten. Voor een grotere groep gasten kun je het beste een buffet bestellen. Heb je een variatie aan kwalitatief goede maaltijden uitgezocht en de catering besteld? Dan is het eten geregeld, toch? Mogen wij je nog een tip geven? Niets is minder vervelend dan een buffet op een te kleine uitgiftetafel. Er ontstaat een lange rij en hongerige gasten raken geïrriteerd. Zorg daarom altijd voor voldoende uitgifte ruimte waarop je alle lekkernijen mooi kunt uitstallen. Zo zorg je voor een zo goed mogelijke spreiding van gasten en hoeft niemand lang te wachten op zijn maaltijd.

TIP: Is jullie evenement geschikt voor een foodcourt? In verschillende kraampjes kun je jouw gasten allerlei soorten maaltijden aanbieden! Tips voor het inrichten van de kramen lees je in dit artikel.

3. Een commercieel tintje

Jij organiseert een commercieel evenement, dus wil je jouw gasten niet naar huis laten gaan zonder aandacht te hebben besteed aan doelen als het vergroten van de naamsbekendheid, het verbeteren van de klantenbinding of het verstrekken van informatie over jullie werkzaamheden of product. Een goede manier om aandacht te besteden aan het commerciële tintje van jullie evenement is een kleine markt of een enkele marktkraam in de ontvangsthal (bijvoorbeeld in de buurt van de garderobe). Vanuit de kraam(pjes) kun je goodiebags weggeven, een display van jullie producten verzorgen of merchandise verkopen. Voor het regelen van dit soort kraampjes kun je terecht bij een marktkraamverhuur. Zo, dat is geregeld!